集中文印系统以集中文印的形式，通过自助文印终端大大提高了集中文印的效率，降低了运维成本。系统采用三权分立原则，实现了完善的权限管理、文印日志审计以及文印流程的闭环管理。
系统结构图
在集中文印管理系统服务端注册文印承办人账户，绑定文印承办人IC卡卡号，文印承办人使用账户登录集中文印管理系统客户端，方能发送打印、复印、刻录申请。文印承办人无文印账户时，无法实现打印、复印和刻录。
2、认证输出文印承办人到集中文印室，需要打印时，在打印机对应的读卡器上刷卡认证，打印机自动将文印承办人提交的打印任务从打印机输出；需要复印时，文印承办人在复印机对应的读卡器上刷卡认证，激活复印机，文印承办人可操作复印机实施复印；需要光盘刻录时，文印承办人在光盘刻录机对应的读卡器上刷卡认证，光盘刻录机自动将文印承办人提交的刻录任务进行刻录输出。在无身份认证状态时，打印机、复印机、光盘刻录机不工作，实现无认证不可操作的要求。
3、逻辑分组系统可以通过组策略对文印设备分组，指定该组设备特殊应用，如按密级分组，可制定非涉密组设备只能输出非涉密文件资料，秘密组设备只能输出秘密文件资料。也可以对文印承办人分组，每组文印承办人只能使用分配的文印设备，如本部门的设备只能输出本部门文印承办人的文印资料等。还可以设备分组与文印承办人分组灵活配置，共同实施。
4、漫游文印文印承办人在集中文印室可随意选择任意一台打印机、复印机、光盘刻录机进行操作，无需事先指定，以此防止文印承办人由于指定输出设备而排队等待。
5、任务审批系统可以通过审批策略对打印、复印、刻录任务实现网上审批，可将文印承办人分组，使某一组或某一些人必须经指定人员审批后方可实现文印输出，同事根据文档密级等要求可以设置多级审批。
6、二维条码系统可以通过条码策略对打印输出文件是否加注二维条码以及二维条码的位置进行设置，条码的内容通常包括文件名、打印用户账户、打印时间、密级、总份数、每份页数、当前页是第几份中的第几页等信息，这些信息可以使用条码扫描枪进行识别，方便对文档进行闭环管理。
如光盘刻录机为光盘刻录一体机，该一体机设备在刻录输出的同时，可以根据实际需求将二维码等信息喷绘到光盘盘面。
7、动态水印系统可以通过水印策略，对打印文件资料是否在特定位置含有特定的水印内容进行定制，如页眉页脚等固定位置。
8、计费管理系统可以设定每一设备各种纸型、颜色、单双面单价，根据文印承办人完成的打印、复印日志自动计费。
9、任务内容留存通过策略设置，系统可对特定的文印承办人、特定密级文档的打印内容、刻录内容以加密方式保留在服务器中，以便日后审计。根据保密管理相关规定，秘密级以上文件资料文印内容不得留存。
10、审计分析系统保存管理员、普通用户的操作都记录下操作时间、操作账户、操作内容，形成完备的系统日志。
管理员通过查看系统日志，对系统的所有操作进行定期、不定期的审查，检查是否有违规行为以及事后追查。
11、载体闭环管控系统提供对打印、复印、刻录输出的载体进行载体流转、外发、归档、回收管控的功能，无缝接管了涉密载体制作完成后的保密管理工作，保证了涉密载体全生命周期管理过程的保密安全。文印承办人登录文印客户端软件，即可查看本人所掌握的文印文件资料载体列表，便于文件资料的交接和全程管理。
12、制衡管理集中文印管理系统通过设置“系统管理员”“安全管理员”“安全审计员”，对系统从不同角度实施全面管控。